Eine gute Geschäftsidee und ein solides Produkt bilden nur den einen Teil eines erfolgreichen Unternehmens. Schließlich muss das Produkt auch in einer entsprechenden Menge im Lager bereitgehalten und dem Kunden zeitnah geliefert werden können. Dabei hängt ein reibungsloser Ablauf stark von einer funktionierenden Bestandsverwaltung ab. Ein Bestand muss professionell geführt und verwaltet werden. Worauf sollten besonders E-Commerce-Händler achten?
Was ist ein Bestand?
Als Bestand bezeichnet man die gesamten materiellen Güter, die ein Unternehmen benötigt, um Aufträge vollständig abwickeln zu können. In der Produktion zählen daher Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, sogenannte halb- oder unfertige und fertige Erzeugnisse dazu. Bei Händlern spricht man von einem Lagerbestand, der einen Vorrat an versandfertigen Artikeln bereithält.
In der Regel verfügen Händler in ihren Lagern über einen Mindest- oder Sicherheitsbestand, um eine unerwartet steigende Nachfrage oder eine Unterbrechung der Lieferkette, wie sie beispielsweise durch den Lockdown in der Coronazeit stattgefunden hat, ausgleichen zu können.
Bestandsverwaltung: Was sind ihre Aufgaben?
Die Bestandsverwaltung betrifft die Organisation des Lagers und bildet grundsätzlich eine Übersicht folgender Punkte:
- In ihr werden alle physischen Güter abgebildet, die das Unternehmen benötigt bis der Artikel beim Kunden angekommen ist. Nicht vergessen werden sollten hier Verpackungsmaterial und Zubehörteile.
- Sie registriert außerdem alle Warenein- und -ausgänge sowie sie Bewegungen innerhalb des Lagers erfasst.
- Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung dokumentiert auch die Details der Produkte, die im Lager landen: Ankunftsdatum, präziser Lagerstandort, Größe und Gewicht, Zustand, Qualität und ggf. das Verfallsdatum.
Welche Ziele verfolgt die Bestandsverwaltung?
Letztlich ist eine professionelle Bestandsverwaltung die Voraussetzung, um Aufträge reibungslos und in kurzer Zeit bearbeiten zu können:
- Da jedes Produkt einen festen, auf eine schnelle Kommissionierung abgestimmten Platz hat, können Bestellungen auf dem effizientesten Weg zusammengestellt und verschickt werden.
- Alle Artikel sind in der nötigen Anzahl vorhanden. Die genaue Übersicht und ein Meldesystem ermöglichen, dass Produkte pünktlich nachbestellt werden. Dadurch werden einerseits Engpässe vermieden, andererseits wird das Lager nicht mit bereits ausreichend Vorhandenem vollgestopft. So entstehen keine zusätzlichen Lagerkosten.
- Die genaue Übersicht sorgt dafür, dass die richtigen Artikel zum richtigen Zeitpunkt das Lager verlassen. Besonders bei Nahrungsmitteln oder anderen Produkten mit einem Verfallsdatum verhindert eine gute Lagerorganisation höhere Aufwendungen durch Verfall.
Welche Vorteile ergeben sich aus einer Bestandskontrolle?
Eine Bestandskontrolle dient der Überwachung des Bestandes. Sie versucht den physischen Bestand, also das, was sich tatsächlich im Lager befindet, mit dem Buchbestand, dem angenommen Wert dessen, abzugleichen. Während früher eine Inventur in bestimmten Zyklen durchgeführt und die vorhandenen Artikel auf Papier oder in einer Excel-Tabelle erfasst wurden, wird die Kontrolle heute häufig permanent durch eine Software erledigt.
Da jeder Artikel mit einer eigenen Nummer versehen ist, sind die Abweichungen geringer. Der Scanvorgang protokolliert, wann ein Artikel das Lager erreicht bzw. verlässt.
Dennoch können Dinge, beispielsweise durch Diebstahl oder Beschädigung, ohne Meldung aus dem Bestand verschwinden. Eine regelmäßige Bestandskontrolle vermeidet Out-of-Stock-Situationen, die meist durch unerwartet lange Lieferzeiten enttäuschte Kunden nach sich ziehen. So können Nachfüllbestellungen pünktlich getätigt werden; die Lagerprozesse werden gleichmäßiger und effizienter.
Bestandsverwaltung und Bestandsmanagement gehen Hand in Hand
Das Bestandsmanagement versucht eine gute Balance zwischen
• einem angemessenen Lagerbestand
• einer hohen Serviceorientierung: schnelle Verpackung, Versendung und Lieferung
• und möglichst geringen Lagerkosten herzustellen.
Die Begriffe Bestandsverwaltung, Bestandsmanagement und Bestandskontrolle sind eng miteinander verwoben. Im Sinne einer Definition des Bestandsmanagements ließe sich jedoch festhalten, dass sich der Vorgang mit der Art und Weise beschäftigt, wie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den teilweise widersprüchlichen Anforderungen zu erreichen ist.
Eine funktionierende Bestandsverwaltung legt die Grundlage für ein gutes Bestandsmanagement, denn wer erstere sorgfältig führt, kann auf der Datengrundlage Bedarfsprognosen erstellen. Veränderungen in der Nachfrage lassen sich so vorhersehen oder zumindest besser einschätzen. Der Bestand kann also dahingehend mit einer höheren Effizienz gemanagt – d.h. eine gezielte Bestandsführung umgesetzt – werden.
Jeder Händler weiß, dass nicht jeder Artikel permanent in gleichem Maße nachgefragt wird. Oft hängt die Nachfrage von der Saison oder bestimmten Umständen ab. Im Idealfall ermitteln Sie, welche Menge Sie genau für jeden einzelnen Posten in Ihrem Lager zur Verfügung halten sollten. Außerdem kennen Sie den Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Bestellungen aufgeben müssen, um das vorteilhafteste Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzielen.
Die Kunden erhalten so ihre Bestellungen zeitnah, weil die entsprechenden Produkte im Lager vorrätig sind. Das führt natürlich zu einer höheren Zufriedenheit und in der Folge zu weniger Retouren. Dennoch werden durch ein geschmeidiges Verhältnis zwischen Lagereingängen und -ausgängen nicht unnötige Lagerkosten verursacht. Ein weiterer Vorteil liegt in einer besseren Planbarkeit bzgl. der Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen.
Das Bestandsmanagement legt außerdem fest, wie die Waren innerhalb des Lagers bewegt werden bzw. es verlassen:
- Lagerplatzzuweisung jedes einzelnen Artikels
- Definiertes Prinzip, das vorgibt, welche Ware zuerst verwendet wird, beispielsweise gilt dann FIFO (first in, first out), FEFO (first expired, first out) oder LIFO (last in, first out)
Bestandsführung: Hohe Relevanz für E-Commerce-Unternehmen
Da im Bereich E-Commerce bestimmte Faktoren, wie beispielsweise der sympathische Kundenberater wegfallen, hat die Bestandsverwaltung und die damit einhergehende korrekte und schnelle Lieferung für das Vertrauen der Kunden besondere Bedeutung.
Das, was den Kunden von einem Online-Händler überzeugt, sind letztlich die pünktliche Lieferung, reibungslose Abläufe und Produkte, die ihn unversehrt erreichen. Ist der gewünschte Artikel nicht direkt verfügbar, wechselt der Käufer in der Regel zur Konkurrenz. Da im E-Commerce keine Beratung im traditionellen Sinne stattfindet, besteht kaum persönliche Bindung. Die Serviceleistungen rund um den Erhalt des Produkts stehen somit im Mittelpunkt.
5 Tipps für Bestandsverwaltung und Bestandsmanagement
- Da Bestellungen schnellst möglich versandt werden müssen, darf ihre Zusammenstellung nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Wichtig ist also, dass Sie für jeden Gegenstand die beste Position im Lager ausmachen („Slotting“). Diese Abläufe sollten permanent optimiert werden.
- Nutzen Sie von Anfang an eine passende Lager- und Bestandsverwaltungssoftware und achten Sie darauf, welche Zusatzfunktionen diese besitzt. Viele Programme erstellen beispielsweise Grafiken, Berichte und Statistiken – so können Sie leicht Lagerorte und Arbeitsprozesse optimieren.
- Besonders in größeren, unübersichtlichen Lagern kann der Einsatz von Funkterminals höhere Effizienz bringen: Ihre Angestellten werden zeitsparend zu dem jeweiligen Artikel gelotst und können Eingaben – z.B. über die Versendung – direkt vornehmen.
- Sinnvoll kann auch eine Schnittstelle zwischen Online-Katalog und Lagerbestandssoftware sein. Trifft eine Bestellung ein, kann sie direkt von Lagerarbeitern umgesetzt werden. Sollte ein Produkt doch einmal nicht vorrätig sein, ist es auch nicht mehr im Online-Katalog erhältlich.
- Versuchen Sie für jeden Artikel den richtigen Vorrat und Zeitpunkt für Nachbestellungen zu ermitteln. So entstehen keine unnötigen Lager- oder Transportkosten.
Effiziente Bestandsverwaltung mit Fulfillment-Anbieter
Jedes E-Commerce-Business sollte von Anfang an eine gute Bestandsverwaltung implementieren, denn nur so kann das Unternehmen dauerhaft wachsen und jederzeit den Anforderungen der Kunden gerecht werden. Wer sich diesen Aufwand sparen und trotzdem von den Vorteilen profitieren will, findet in dem Fulfillment-Dienstleister Apiando den richtigen Partner. Mit unserer Branchenexpertise und maßgeschneiderten Angeboten unterstützen wir Sie gerne, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Geschäftsidee konzentrieren können.
